Umowę spółki najczęściej podpisuje się wtedy, gdy wspólnicy sobie ufają. Jej prawdziwa wartość ujawnia się jednak dopiero wtedy, gdy pojawia się problem.

Konflikt wspólników. Śmierć jednego z nich. Rozwód. Chęć sprzedaży udziałów. Wejście inwestora. Spór o zarząd. Różne wizje dalszego rozwoju firmy. Zakup lub długoterminowy najem nieruchomości. Potrzeba pozyskania finansowania. Próba wyjścia ze spółki.

Dopóki wszystko układa się dobrze, nawet bardzo prosta umowa spółki może sprawiać wrażenie wystarczającej.

Problem zaczyna się wtedy, gdy dokument, który miał określać zasady funkcjonowania firmy, nie daje odpowiedzi właśnie w momencie, w którym wspólnicy najbardziej ich potrzebują.

Z doświadczenia w bieżącej obsłudze spółek wynika, że jednym z największych zagrożeń nie jest wcale brak umowy.

Jest nim przekonanie:

„Mamy umowę. Spółka działa od lat. Wszystko jest w porządku.”

Niekoniecznie.

Spółka mogła się przez te lata całkowicie zmienić. Umowa często pozostała taka sama.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kiedy warto przeprowadzić audyt umowy spółki z o.o.,
• dlaczego umowa zawarta przez S24 może po latach nie odpowiadać potrzebom rozwiniętej firmy,
• jakie ryzyka mogą ujawnić się przy konflikcie wspólników, szczególnie w układzie 50/50,
• co warto uregulować na wypadek sprzedaży udziałów, śmierci wspólnika albo wejścia inwestora,
• jak ocenić rzeczywistą pozycję wspólnika większościowego i mniejszościowego,
• dlaczego sposób powoływania zarządu i podejmowania najważniejszych decyzji ma kluczowe znaczenie,
• jak umowa spółki powinna uwzględniać nieruchomości i strategiczne aktywa przedsiębiorstwa,
• dlaczego długoterminowe umowy najmu hal, magazynów, biur i lokali mogą mieć znaczenie dla bezpieczeństwa całej spółki,
• kiedy rozwój firmy powinien prowadzić do ponownej analizy i aktualizacji dokumentacji korporacyjnej.

Spółka się rozwinęła. Jej umowa powinna rozwijać się razem z nią

Na początku działalności sytuacja jest zazwyczaj prosta.

Dwóch wspólników. Niewielki kapitał. Brak pracowników albo kilkuosobowy zespół. Pierwsi kontrahenci. Ograniczony majątek.

Po kilku latach ta sama spółka może posiadać nieruchomości, wieloletnie kontrakty, pracowników, kredyty, leasingi, istotne umowy najmu lub dzierżawy, znaczące należności, know-how, znak towarowy, sieć klientów albo rozpoczęte inwestycje.

Może być przedsiębiorstwem wartym wielokrotnie więcej niż w dniu rejestracji.

A jej umowa?

Nierzadko nadal jest dokumentem przygotowanym dla spółki, która dopiero zaczynała działalność.

Umowa spółki przygotowana na dzień rejestracji nie musi odpowiadać przedsiębiorstwu kilka lat później.

Dlatego audytu umowy spółki z o.o. nie należy traktować wyłącznie jako kontroli jej formalnej zgodności z prawem.

Znacznie ważniejsze jest ustalenie:

Czy obecna umowa odpowiada dzisiejszej wartości firmy, jej majątkowi, strukturze właścicielskiej, sposobowi zarządzania, kluczowym kontraktom i rzeczywistym ryzykom biznesowym?

Umowa spółki z o.o. nie jest tylko dokumentem do KRS

To jeden z podstawowych błędów w myśleniu o umowie spółki.

Jej rola nie kończy się w chwili rejestracji przedsiębiorstwa.

Dobrze przygotowana umowa powinna określać reguły funkcjonowania wspólników również wtedy, gdy ich interesy przestaną być identyczne.

Powinna pozwalać odpowiedzieć między innymi na pytania:

• kto rzeczywiście kontroluje najważniejsze decyzje w spółce?
• kto może powołać i odwołać zarząd?
• jakie decyzje wymagają większej większości głosów?
• co stanie się, gdy wspólnicy posiadający po 50% udziałów przestaną się porozumiewać?
• czy jeden wspólnik może sprzedać udziały osobie obcej?
• czy pozostali wspólnicy mogą temu zapobiec?
• czy mają pierwszeństwo w nabyciu udziałów?
• jak można wyjść ze spółki?
• jak ustalić zasady wejścia inwestora?
• co wydarzy się po śmierci jednego ze wspólników?
• czy jego spadkobiercy znajdą się w spółce?
• jaki wpływ na strukturę właścicielską może mieć sytuacja rodzinna wspólnika?
• jak chroniony jest wspólnik mniejszościowy?
• kto może zdecydować o sprzedaży najważniejszego składnika majątku spółki?
• kto może zdecydować o zawarciu wieloletniej umowy najmu hali, magazynu albo powierzchni produkcyjnej, która będzie wiązała przedsiębiorstwo przez wiele lat?

Jeżeli umowa nie odpowiada na najważniejsze pytania przed pojawieniem się problemu, odpowiedzi trzeba szukać już w warunkach konfliktu.

A wtedy możliwości działania są zazwyczaj znacznie mniejsze.

S24 pozwala szybko założyć spółkę. Nie zastępuje indywidualnego zaprojektowania zasad współpracy

Założenie spółki z o.o. przez system S24 jest rozwiązaniem wygodnym i szybkim.

Trzeba jednak pamiętać, czym jest ta procedura.

S24 opiera się na wzorcu umowy oraz rozwiązaniach dostępnych w systemie teleinformatycznym. To bardzo dobre narzędzie do sprawnego rozpoczęcia działalności.

Nie oznacza jednak, że umowa wybrana przy zakładaniu spółki będzie przez następnych kilka czy kilkanaście lat odpowiadała wszystkim potrzebom jej właścicieli.

S24 rozwiązuje problem szybkiego utworzenia spółki. Nie rozwiązuje automatycznie problemu indywidualnego zabezpieczenia wspólników.

Ma to szczególne znaczenie, jeżeli od chwili rejestracji:

• firma znacząco zwiększyła skalę działalności,
• wzrosła wartość jej majątku,
• pojawiły się nieruchomości,
• spółka zawarła wieloletnie umowy najmu lub dzierżawy,
• rozpoczęła działalność w hali, magazynie, biurze albo obiekcie produkcyjnym,
• zwiększyła zatrudnienie,
• zawarto istotne umowy długoterminowe,
• powstały znaczne zobowiązania,
• doszedł nowy wspólnik,
• zmieniły się relacje właścicielskie,
• spółka pozyskała finansowanie,
• planowane jest wejście inwestora,
• wspólnicy zaczynają mieć różne wizje przyszłości przedsiębiorstwa.

Spółka założona przez S24 kilka lat temu i prowadząca dziś poważny biznes powinna być jednym z pierwszych kandydatów do audytu umowy.

Nie dlatego, że umowa zawarta przy wykorzystaniu wzorca jest z definicji wadliwa.

Dlatego, że biznes mógł już dawno wyrosnąć z rozwiązań przyjętych w dniu rejestracji.

Konflikt wspólników – najważniejsze zabezpieczenia ustala się, zanim konflikt powstanie

Najlepszy moment na zabezpieczenie wspólników jest wtedy, gdy jeszcze nie ma konfliktu.

Jeżeli wspólnicy dobrze ze sobą współpracują, mogą spokojnie ustalić zasady dotyczące podejmowania decyzji, zarządu, sprzedaży udziałów, wyjścia ze spółki, sukcesji czy wejścia inwestora.

Kiedy konflikt już istnieje, praktycznie każda propozycja zmiany może zostać odebrana jako próba uzyskania przewagi.

Dlatego umowę spółki warto projektować również na trudne czasy, a nie wyłącznie na okres pełnej współpracy wspólników.

Spółka 50/50 – idealna równowaga czy początek paraliżu?

Dwóch wspólników. Każdy ma 50% udziałów.

Na początku układ wydaje się idealny.

Dopóki wspólnicy są zgodni.

Model 50/50 może oznaczać równowagę – albo całkowity paraliż decyzyjny.

Jeżeli powstanie poważny konflikt, niezgoda może dotyczyć inwestycji, zarządu, finansowania, sprzedaży firmy albo zawarcia strategicznych umów.

Firma nadal posiada klientów, pracowników i kontrakty, ale na poziomie właścicielskim zaczyna być sparaliżowana.

To jeden z problemów, których nie powinno się próbować rozwiązywać dopiero po ich wystąpieniu.

Sprzedaż udziałów – czy któregoś dnia obca osoba może zostać Twoim wspólnikiem?

Wspólnicy często zakładają firmę dlatego, że chcą prowadzić ją właśnie ze sobą.

Co jednak, jeżeli po kilku latach jeden z nich chce odejść?

Audyt powinien zbadać m.in. zasady sprzedaży udziałów, uprawnienia pozostałych wspólników, możliwość wejścia inwestora oraz skutki pojawienia się osoby trzeciej.

Udziały w rozwiniętej spółce są składnikiem majątku o realnej wartości. Zasady ich sprzedaży nie powinny być pozostawione przypadkowi.

Śmierć wspólnika – problem, którego wielu przedsiębiorców nie chce omawiać

Śmierć jednego wspólnika może w praktyce oznaczać pojawienie się w strukturze właścicielskiej kilku nowych osób.

Dlatego trzeba wcześniej odpowiedzieć na pytanie:

Co powinno wydarzyć się z firmą, jeżeli któregoś ze wspólników zabraknie?

To element bezpieczeństwa i ciągłości przedsiębiorstwa, a nie czysto teoretyczny problem prawa spadkowego.

Spółka a nieruchomości – nie tylko własność. Ryzyko często kryje się w wieloletnim najmie

Wiele spółek nie posiada nieruchomości na własność.

Nie oznacza to jednak, że nieruchomość nie jest jednym z najważniejszych elementów ich działalności.

Przeciwnie.

Firma może przez 5, 10 czy 15 lat prowadzić działalność w:

• wynajętej hali produkcyjnej,
• magazynie,
• centrum logistycznym,
• lokalu handlowym,
• biurze,
• przychodni,
• obiekcie usługowym,
• warsztacie,
• centrum szkoleniowym,
• nieruchomości wykorzystywanej do prowadzenia działalności specjalistycznej.

Jeżeli działalność przedsiębiorstwa zależy od możliwości korzystania z konkretnej nieruchomości, umowa najmu albo dzierżawy może być jednym z najważniejszych kontraktów całej spółki.

A mimo to takie umowy bywają zawierane bez odpowiednio głębokiej analizy.

Z doświadczenia kancelarii w analizowaniu i negocjowaniu umów sprzedaży oraz najmu nieruchomości komercyjnych wynika, że:

Problemem często nie jest tylko to, czego umowa zabrania. Problemem jest przede wszystkim to, czego w ogóle nie przewiduje.

Co w przypadku poważnej awarii?

Kto ponosi koszt dużych napraw?

Kto odpowiada za dostosowanie obiektu do wymogów działalności spółki?

Co z nakładami poniesionymi przez najemcę?

Czy zostaną rozliczone?

Co stanie się z nimi po zakończeniu umowy?

Co jeżeli właściciel sprzeda nieruchomość?

Co jeżeli dostęp do obiektu zostanie ograniczony?

Co jeżeli działalność przez określony czas nie będzie mogła być prowadzona?

Kto odpowiada za instalacje techniczne?

Jak wygląda waloryzacja czynszu?

Jakie są dodatkowe opłaty eksploatacyjne?

Jak określono zasady ich naliczania i zmiany?

Jak długo spółka jest związana umową?

Czy może ją wcześniej wypowiedzieć?

Co wydarzy się, gdy przedsiębiorstwo będzie chciało zmienić lokalizację, sprzedać biznes albo przeprowadzić reorganizację?

Wieloletnia umowa najmu źle przygotowana na początku może po kilku latach stać się poważnym ograniczeniem rozwoju firmy.

Spółka inwestuje znaczące środki w cudzy budynek – kto naprawdę jest zabezpieczony?

To szczególnie ważny problem w działalności produkcyjnej, handlowej, medycznej czy usługowej.

Spółka wynajmuje obiekt, ale następnie inwestuje własne środki w:

• przebudowę hali,
• instalacje technologiczne,
• klimatyzację,
• wentylację,
• pomieszczenia specjalistyczne,
• linie produkcyjne,
• adaptację biura,
• oznakowanie,
• infrastrukturę techniczną.

Nakłady mogą być bardzo wysokie.

Jeżeli umowa najmu nie została odpowiednio przygotowana, po jej zakończeniu pojawia się podstawowe pytanie:

Co stanie się z pieniędzmi zainwestowanymi przez spółkę w cudzą nieruchomość?

Dlatego przy dużych inwestycjach nie można ograniczać analizy do wysokości miesięcznego czynszu.

Trzeba patrzeć na cały ekonomiczny okres trwania umowy.

Umowa najmu może wpływać na wartość całej spółki

Ma to szczególne znaczenie przy:

• wejściu inwestora,
• sprzedaży udziałów,
• sprzedaży przedsiębiorstwa,
• pozyskiwaniu finansowania,
• planowaniu rozwoju.

Wyobraźmy sobie spółkę produkcyjną, której działalność całkowicie zależy od jednej hali.

Jeżeli umowa najmu tej hali wygasa za kilkanaście miesięcy albo nie zapewnia przedsiębiorstwu odpowiedniej stabilności korzystania z obiektu, może to wpływać na bezpieczeństwo całego biznesu.

Podobnie może być z biurem, lokalem handlowym, magazynem czy placówką medyczną.

Dlatego profesjonalna analiza przedsiębiorstwa powinna obejmować nie tylko pytanie:

„Co spółka posiada?”

ale również:

„Od jakich umów zależy możliwość dalszego prowadzenia działalności?”

Nieruchomości własne i wynajmowane wymagają dwóch różnych perspektyw

Jeżeli spółka jest właścicielem nieruchomości, kluczowe stają się m.in. zasady dotyczące jej sprzedaży, obciążenia, finansowania oraz podejmowania decyzji przez wspólników.

Jeżeli spółka jest najemcą, punkt ciężkości jest inny.

Warto zbadać przede wszystkim:

• trwałość prawa do korzystania z nieruchomości,
• warunki wypowiedzenia,
• waloryzację czynszu,
• koszty dodatkowe,
• obowiązki naprawcze,
• nakłady i adaptacje,
• odpowiedzialność za awarie,
• możliwość cesji lub podnajmu,
• konsekwencje zmian właścicielskich w spółce,
• skutki sprzedaży nieruchomości,
• warunki zakończenia umowy,
• zabezpieczenie ciągłości działalności.

Nie każda spółka potrzebuje własnej nieruchomości. Każda spółka potrzebuje natomiast bezpiecznej podstawy prawnej do korzystania z miejsca, od którego zależy jej działalność.

Spółka to nie tylko umowa spółki. Trzeba zobaczyć cały biznes

Profesjonalny audyt nie powinien polegać wyłącznie na przeczytaniu kilku stron umowy spółki.

Przedsiębiorstwo funkcjonuje również poprzez:

• umowy handlowe,
• umowy kredytowe,
• leasingi,
• wieloletnie umowy najmu i dzierżawy,
• kontrakty inwestycyjne,
• umowy wykonawcze,
• zabezpieczenia,
• licencje,
• zezwolenia,
• prawa własności intelektualnej,
• zobowiązania wobec wspólników.

Umowa spółki powinna być analizowana w kontekście przedsiębiorstwa, które za nią stoi.

Jeżeli jeden kontrakt odpowiada za znaczną część przychodów – jego znaczenie dla decyzji właścicielskich może być ogromne.

Jeżeli funkcjonowanie firmy zależy od jednej hali, magazynu, lokalu czy biura – umowa dotycząca tej nieruchomości może mieć dla spółki znaczenie strategiczne, mimo że nieruchomość nigdy nie była jej własnością.

Dlatego w praktyce radcy prawnego obsługującego klientów biznesowych:

Znajomość samego Kodeksu spółek handlowych to dopiero początek. Trzeba rozumieć biznes klienta.

Co powinien obejmować audyt umowy spółki z o.o.?

Zakres powinien być zawsze dopasowany do konkretnego przedsiębiorstwa.

Warto analizować m.in.:

• strukturę właścicielską,
• udziały i głosy,
• sposób podejmowania kluczowych decyzji,
• zarząd,
• sprzedaż udziałów,
• konflikt wspólników,
• sukcesję,
• finansowanie,
• majątek strategiczny,
• nieruchomości stanowiące własność spółki,
• długoterminowe umowy najmu i dzierżawy, od których zależy działalność firmy,
• inne kluczowe kontrakty,
• przyszłe wejście inwestora,
• sprzedaż przedsiębiorstwa,
• reorganizację biznesu.

Efektem dobrego audytu nie powinno być stwierdzenie:

„Umowa jest zgodna z prawem.”

To za mało.

Wspólnik powinien wiedzieć:

Co jest dobrze zabezpieczone, czego brakuje, gdzie znajduje się realne ryzyko dla firmy i jakie działania można podjąć, zanim problem rzeczywiście wystąpi.

Kiedy szczególnie warto przeprowadzić audyt?

Szczególnie wtedy, gdy:

1. spółka została założona przez S24 i nadal działa na pierwotnej umowie,
2. umowa nie była analizowana od kilku lat,
3. wartość biznesu znacząco wzrosła,
4. spółka nabyła nieruchomość,
5. spółka podpisała długoterminową umowę najmu hali, magazynu, biura, lokalu albo obiektu produkcyjnego,
6. spółka poniosła znaczne nakłady na wynajmowaną nieruchomość,
7. wspólnicy posiadają po 50% udziałów,
8. ma wejść nowy wspólnik albo inwestor,
9. jeden ze wspólników planuje sprzedaż udziałów,
10. firma ma charakter rodzinny,
11. wspólnicy zaczynają różnić się co do przyszłości biznesu,
12. spółka przygotowuje większą inwestycję, finansowanie albo sprzedaż przedsiębiorstwa.

Jeżeli firma urosła, posiada wartościowy majątek albo jest związana wieloletnimi kontraktami, a nadal działa na umowie przygotowanej przy jej zakładaniu – jest to bardzo dobry moment na audyt.

Z doświadczenia w obsłudze przedsiębiorców: najlepsze zabezpieczenia tworzy się przed kryzysem

Obsługując przedsiębiorców z Piły i regionu, widzimy, że właściciele w pierwszych latach działalności skupiają się przede wszystkim na rozwoju biznesu.

To naturalne.

Klienci. Sprzedaż. Inwestycje. Pracownicy. Finansowanie. Kolejne kontrakty.

Dokumentacja prawna często schodzi na dalszy plan.

Problem w tym, że:

Im większa staje się firma, tym większa jest również wartość ryzyk, których wcześniej nie uregulowano.

Dotyczy to zarówno umowy spółki, jak i strategicznych kontraktów zawieranych przez samą spółkę.

Prawo spółek Piła – doświadczenie wynikające ze stałej obsługi biznesu

Kancelaria Radcy Prawnego Anna Chabiera od lat obsługuje przedsiębiorców i spółki działające w różnych sektorach gospodarki.

Doświadczenie obejmuje przedsiębiorstwa związane m.in. z nieruchomościami, działalnością deweloperską, budownictwem, inwestycjami, branżą paliwową, ubezpieczeniową, medyczną, weterynaryjną, turystyczną, handlową, edukacyjną i sportową.

Istotnym obszarem praktyki jest również analiza i negocjowanie umów dotyczących nieruchomości komercyjnych, w tym najmu powierzchni handlowych, magazynowych, biurowych oraz innych nieruchomości wykorzystywanych przez przedsiębiorców.

Pozwala to spojrzeć na spółkę szerzej niż tylko przez samą treść jej umowy.

Bezpieczeństwo przedsiębiorstwa zależy zarówno od tego, jak ułożone są relacje między wspólnikami, jak i od tego, na jakich umowach spółka prowadzi swój biznes.

Audyt umowy spółki z o.o. – jedno pytanie, które powinien zadać sobie każdy wspólnik

Gdyby jutro pojawił się poważny problem, czy obecne dokumenty rzeczywiście chroniłyby firmę?

Czy wiadomo, co stanie się w przypadku konfliktu wspólników?

Śmierci jednego z nich?

Sprzedaży udziałów?

Wejścia inwestora?

Utraty kluczowej lokalizacji?

Znacznego wzrostu kosztów najmu?

Konieczności opuszczenia hali, w którą spółka zainwestowała znaczące środki?

Jeżeli na kilka z tych pytań odpowiedź brzmi:

„Nie wiem.”

– warto to sprawdzić, zanim odpowiedź stanie się potrzebna w sytuacji kryzysowej.

Najlepsza umowa to taka, której zabezpieczeń nigdy nie trzeba użyć

Dobra dokumentacja prawna nie ma utrudniać prowadzenia biznesu.

Ma sprawić, aby najważniejsze zasady były znane wcześniej.

Dlatego audyt umowy spółki z o.o. warto traktować jako przegląd bezpieczeństwa właścicielskiego i kontraktowego przedsiębiorstwa.

Najlepiej przeprowadzić go wtedy, gdy w firmie jest dobrze.

Nie dopiero wtedy, gdy wspólnicy się skonfliktują albo strategiczna umowa zacznie działać przeciwko spółce.

Najczęściej zadawane pytania

Prawo spółek – radca prawny Piła czy adwokat Piła? Kogo wybrać do obsługi spółki?

Zarówno radca prawny, jak i adwokat mogą świadczyć pomoc prawną w zakresie prawa spółek i obsługi przedsiębiorców.

Z punktu widzenia właściciela firmy ważniejsze od samego tytułu zawodowego jest to, czy dany prawnik rzeczywiście zajmuje się prawem spółek i rozumie realia prowadzenia biznesu.

Przy wyborze prawnika do obsługi spółki warto sprawdzić przede wszystkim, czy ma doświadczenie w takich obszarach jak:

• zakładanie i przekształcanie spółek,
• audyt i zmiana umowy spółki,
• konflikty wspólników,
• sprzedaż udziałów i wejście inwestora,
• obsługa zgromadzeń wspólników i zarządu,
• umowy handlowe B2B,
• nieruchomości komercyjne i długoterminowe umowy najmu,
• negocjacje z kontrahentami,
• bieżąca obsługa prawna przedsiębiorstwa,
• reprezentacja w sporach gospodarczych.

Dla przedsiębiorcy najbezpieczniejszym wyborem jest prawnik, który nie patrzy na spółkę wyłącznie przez pryzmat KSH, ale rozumie również jej umowy, majątek, nieruchomości, relacje wspólników i ryzyka operacyjne.

Czy audyt umowy spółki powinien obejmować także umowy najmu?

Jeżeli działalność spółki zależy od konkretnego lokalu, hali, magazynu, biura albo obiektu produkcyjnego, warto przeanalizować również tę umowę.

Prawo do korzystania z nieruchomości może być jednym z warunków ciągłości całego biznesu.

Czy długa umowa najmu zawsze jest korzystna?

Nie.

Długi okres może zapewniać stabilność, ale może również ograniczać przedsiębiorstwo, jeżeli nie przewidziano odpowiednich zasad dotyczących wypowiedzenia, waloryzacji czynszu, rozliczania nakładów, kosztów dodatkowych czy zmiany sytuacji biznesowej.

Co warto sprawdzić w umowie najmu lokalu dla spółki?

Między innymi:

okres obowiązywania, możliwość wypowiedzenia, waloryzację czynszu, koszty dodatkowe, odpowiedzialność za naprawy, nakłady, adaptację obiektu, możliwość cesji lub podnajmu, zabezpieczenia oraz skutki zakończenia umowy.

Czy spółka, która inwestuje w wynajętą halę, powinna szczególnie zabezpieczyć umowę?

Tak.

Im większe nakłady ponoszone na cudzą nieruchomość, tym większe znaczenie ma prawidłowe określenie czasu trwania najmu, warunków jego wcześniejszego zakończenia oraz zasad rozliczenia inwestycji dokonanych przez najemcę.

Czy warto zrobić audyt umowy spółki zawartej przez S24?

Szczególnie wtedy, gdy firma od czasu rejestracji znacząco się rozwinęła.

Dokument przyjęty przy szybkim zakładaniu spółki warto ponownie ocenić, jeżeli zmienił się majątek, zakres działalności, liczba wspólników, struktura właścicielska albo poziom ryzyka prowadzonego biznesu.