W dniu 24 czerwca 2024 roku ogłoszono w Dzienniku Ustaw ustawę o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życie 25 września 2024 r. To kluczowy krok w polskim systemie prawnym, który zmienia sposób zarządzania zgłoszeniami o nieprawidłowościach w podmiotach prawnych. Pracodawcy, zwłaszcza ci zatrudniający co najmniej 50 osób, będą zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznych procedur zgłoszeń, które mają chronić sygnalistów – osoby zgłaszające naruszenia prawa. Radca prawny lub adwokat może pomóc w dostosowaniu firm do tych wymagań i odpowiedzi na pytania dotyczące nowych regulacji.

Kim są sygnaliści i dlaczego ich potrzebujemy?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być między innymi pracownik, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, stażysta, wolontariusz lub praktykant.

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w bezpieczeństwie interesu publicznego. Dzięki ich zgłoszeniom można wykrywać nieprawidłowości i naruszenia prawa, które mają miejsce w firmach i instytucjach. Często to pracownicy organizacji są pierwszymi, którzy zauważają potencjalne zagrożenia. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) wprowadza przepisy umożliwiające skuteczną ochronę tych osób, nawiązując do unijnych regulacji zawartych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Ochrona sygnalistów ma na celu zapewnienie im bezpieczeństwa przed ewentualnymi represjami ze strony pracodawcy. Doświadczona kancelaria radcy prawnego może wesprzeć w opracowaniu mechanizmów, które zagwarantują ochronę pracowników oraz dostosują działalność firmy do wymogów ustawy.

Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedur?

Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłoszeń oraz wprowadzenia kanałów zgłoszeń dotyczy pracodawców, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Liczba ta obejmuje:

• pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz
• osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. (np. umowy zlecenia, B2B),

Przykład: Pracodawca zatrudnia 30 pracowników na umowach o pracę (przeliczonych na 20 etatów) oraz 20 zleceniobiorców. Choć w sumie zatrudnia 50 osób, ze względu na przeliczenie pełnych etatów, nie przekracza progu 50 osób i nie ma obowiązku wdrażania procedur.

Sektory szczególnie narażone

W niektórych branżach obowiązek wprowadzenia procedur obowiązuje niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Dotyczy to podmiotów prawnych wykonujących działalność:

• w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• w zakresie ochrony środowiska i bezpieczeństwa transportu.

Pracodawcy prowadzący działalność w tych sektorach muszą bezwzględnie wdrożyć wewnętrzne procedury zgłoszeń.

Wyłączenia z obowiązku

Ustawa nie dotyczy jednostek organizacyjnych gmin i powiatów, które liczą mniej niż 10 tysięcy mieszkańców. To ważne wyłączenie, które pozwala mniejszym jednostkom na zwolnienie z obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń.

Podsumowanie

Wdrożenie wewnętrznych procedur zgłoszeń to nowy obowiązek, który spoczywa na wielu pracodawcach w Polsce od 25 września 2024 r. Ma on na celu skuteczniejszą ochronę sygnalistów i poprawę przestrzegania prawa. Dobrze przemyślane i jasno sformułowane procedury mogą nie tylko spełnić wymagania prawne, ale także wzmocnić kulturę organizacyjną, budując zaufanie pracowników do pracodawcy.

Jeśli jesteś pracodawcą, pamiętaj o obowiązku dostosowania się do nowych przepisów. Radca prawny może być Twoim wsparciem w procesie implementacji przepisów oraz wewnętrznych procedur, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującym prawem.

W przypadku pytań bądź wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią radcy prawnego, która zapewni niezbędne doradztwo oraz pomoc prawną.